På initiativ av Helena Ribacke, näringslivschef på Gävle kommun, bjöd därför in företagare i länet in till ett seminarium om hur man skall kunna göra fler affärer genom offentlig upphandling. Seminariet genomfördes den 25 mars i samarbete med Företagarna, Svenskt Näringsliv, Mellansvenska Handelskammaren och Inköp Gävleborg. Konkreta tips på hur man kan ta del av dessa affärer och hur man kan undvika fallgroparna stod på dagordningen.
Per Kyhle, upphandlingskonsult hos Allego Konsult AB berättade övergripande hur regelverket ser ut. Per, som har jobbat på bland annat Banverket, inledde med en liten historik. 1952 kom de första reglerna, Upphandlingskungörelsen. De förfinades under åren och sedan kom LOU (Lagen om Offentlig Upphandling) som gällde 1994- 2007. 1 januari 2008 ändrades LOU och kompletterades med LUF (Lag om Upphandling inom Försörjningssektorn), som gäller inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. LOU och LUF har likartade bestämmelser och baseras på ett EU-direktiv för att öppna marknaden. Lagen reglerar primärt följande:
• Likabehandling – samma information skall ges till alla anbudsgivare och vid samma tillfälle
• Ickediskriminering – man får till exempel inte ställa krav på att leverantören finns på orten (om det inte finns särskilda skäl)
• Ömsesidigt erkännande – ett intyg från annat land skall ha samma värde som ett inhemskt mm
• Proportionalitet – kraven skall vara rimliga
• Transparens – tydlighet och öppenhet, de krav som ställs måste följas
En offentlig upphandling skiljer sig på ett antal punkter från upphandling i privata företag. Man måste informera exakt om vad som efterfrågas. Det är möjligt att förhandla om värdet ligger under tröskelvärdena. Allt blir offentligt och beslutet om vem som får anbudet kan överprövas inom 10 dagar. Den som ratats i upphandlingen kan inom ett år begära skadestånd om det är uppenbart att denne haft det mest förmånliga anbudet.
Tröskelvärdet för byggentreprenader är 5 150 000 Euro medan de är lägre för varor och tjänster, 133 000 – 412 000 Euro.
Själva upphandlingen kan genomföras enklare (direktupphandling) om det handlar om ”låga värden” (normalt 2 till 5 basbelopp) eller om det finns synnerliga skäl. En upphandling över tröskelvärdet kan genomföras som selektiv upphandling, vilket innebär att den som upphandlar kan välja ut vilka som är kvalificerade att lämna anbud av dem som anmäler intresse. En offentlig upphandling tar normalt 12 – 20 veckor att genomföra.
Om någon lämnar ett onormalt lågt pris bör man undersöka orsaken till det. Om anbudsgivaren till exempel har för avsikt att ”slå sig in” kan det räcka som skäl för att anbudet godtas. Man kan också begära överprövning redan på upphandlingsstadiet om krav och specifikationer är orimliga.
Men det gäller också att se till att anbudsgivaren verkligen kan genomföra sin leverans. Har man de rätta finansiella musklerna och tillräcklig erfarenhet på området så är det okej.
En överprövning behandlas av länsrätten, som kan besluta att upphandlingen inte får genomföras förrän utvärderingen är klar. Om det handlar om mindre avvikelser kan felet rättas eller också måste upphandlingen göras om. Totalt görs cirka 2 000 överprövningar i Sverige varje år. Inköp Gävleborg hade förra året 11 stycken varav en gjordes om och två rättades medan övriga 8 bedömdes vara korrekta. Per Kyhle tycker att innan man överprövar skall man kontakta upphandlaren. Om man sedan inte är nöjd bör man noga överväga hur man går vidare, eftersom det kan kosta både tid och pengar (advokathjälp mm).
När det gäller ramavtal stipulerar den nya LOU att de anbudsgivare som antagits skall rangordnas så att nummer ett alltid tillfrågas först. Om denne inte klara att leverera så går budet till nummer två och så vidare.
Om man vill veta vilka offentliga upphandlingar som är på gång så kan man söka i Anbudsjournalen, på kommunernas hemsidor eller i den databas som Allego hanterar.
Man kan också ”prenumerera” på upphandlingar inom de branscher man är intresserad av.
Vi kollade på kommunernas hemsidor och måste tyvärr konstatera att det är krångligt att leta sig fram till upphandlingar. Det är betydligt enklare att gå direkt till http://www.inkopgavleborg.se för att hitta Inköp Gävleborgs upphandlingar. Upphandlingar inom Sandvikens kommun finns på http://www.sandviken.se
 Per Kyhles tips för den som tänker lägga anbud:
• svara alltid på det som efterfrågas
• lämna in alla begärda bilagor
• begär sekretess om man vill skydda tillverkningsmetod mm (aldrig priset)
• dubbelkolla hela anbudet
• om man hittar fel i anbudsunderlaget, kontakta omedelbart den upphandlande enheten
• börja arbeta med anbudet så fort som möjligt
Anbudet kan förkastas om det inte är undertecknat, det saknas bilagor, man har inte följt anvisningarna eller anbudsmallen, man har missat ”skall-krav” eller om man lämnar pris på något annat än det man frågat efter. Har man en alternativ produkt måste man ändå lämna pris på den produkt som efterfrågats.
– Med hjälp av LOU och LUF blir det ordning och reda på anbudsförfarandet, avslutade Per Kyhle.
Helena Ribacke berättade att man på Gävle kommun ser över sin inköpsstrategi med målet att både sprida uppdragen till fler leverantörer och att sprida riskerna för kommunen.
Kjell Höglin är ordförande i kommunförbundet Inköp Gävleborg och han tycker att avtalstroheten mot dem som har ramavtal måste förbättras. Det handlar både om onödiga kostnader för inköp utanför avtalen och kanske främst om att förutsättningarna i avtalen måste infrias från kommunerna.
– Vi har ambitionen att fler företag i regionen skall kunna vara med och lämna anbud, tillade Kjell Höglin.
Seminariet avslutades med ett samtal om vikten av köptrohet mot ingångna avtal mellan Tommi Klövenäs, Klövenäs Group, och Johan Almesjö, VD på Inköp Gävleborg. Se separat artikel.
Mer information:
http://www.allego.se
 http://www.offerator.se
 http://www.tenders.se