Sätt morgondagens arbetsuppgifter på pränt i form av en lista så får du god överblick av vad som ska göras. Det är också ett bra sätt för att göra en prioriteringsordning så att inte det som är mest brådskande i själva verket blir liggande till nästa dag eller ännu längre. Med hjälp av en göra-lista kan du också ta itu med de tråkigaste eller svåraste uppgifterna först så att du under återstoden av dagen kan göra roligare och lättare arbetsuppgifter. Att bocka av punkt för punkt på listan ger ju också bekräftelse på att du faktiskt åstadkommer en hel del under en dag även om du tycker att tiden rinner iväg.

Att ständigt kontrollera inkorgen i e-postprogrammet stjäl mycket tid. Bestäm dig istället för att vittja brevlådan två eller tre gånger per dag. Om du exempelvis under ett möte låter röstbrevlådan i mobiltelefonen ta hand om dina inkommande samtal kan du efter mötet bli sittande för att ”ringa ikapp”. För att undvika det ber du istället dem som ringer att skicka ett e-postmeddelande eller sms med sitt ärende istället för att bara lämna namn och nummer. Då ligger inte bollen i första hand hos dig att ta kontakt per telefon.

I många arbeten fodras ett antal möten per vecka med kunder, chefen, kollegor eller andra. Tyvärr kan disciplinen och rutinerna många gånger vara dåliga vilket resulterar i långa och ineffektiva möten. Om du har möjlighet; tacka nej till mötet om du inte anser det nödvändigt eller viktigt att gå. På samma sätt kan informella och spontana möten ta mycket tid. Var tydlig och tala om när du inte vill bli störd. Om du har möjlighet kan det vara effektivt att arbeta hemifrån en dag i veckan. Då sparar du in restiden och undviker kollegor som gärna pratar bort en stund. Men att arbeta hemma kräver också disciplin – har du det?

Personer som är alltför noggranna eller till och med pedant får få saker gjorda. Varje arbetsuppgift tar helt enkelt för lång tid att utföra. Bestäm dig därför för att bra är gott nog, allting behöver inte vara perfekt. Det är också en god idé att lägga arbetsuppgifter på andra. Se också till att du inte utför nåt jobb som en kollega redan gör. Dubbelarbete är inte det minsta effektivt. Försök att samordna frågor som ska hanteras, kunder som ska kontaktas och möten som ska hållas.

Skapa rutiner för arbetet. Prydliga pärmar och en snygg almanacka sparar mycket tid i jämförelse med högar som flyter ut över skrivbordet och post it-lappar som tappas bort. Om du har liknande dokument som ofta ska skrivas kan det vara en god idé att skapa mallar som är lätta att använda och modifiera från gång till gång. Att skapa rutiner i arbetet kan också handla om att köpa in datorprogram eller andra hjälpmedel som är väl anpassade till ändamålet och därmed sparar tid.

Slutligen; bestäm dig för att avsluta i tid. De flesta arbeten tar inte slut utan kan pågå i evigheter om man inte bestämmer sig för att arbetsdagen är slut och det är dags att gå hem. Men innan du går, kom ihåg att göra listan för imorgon.

När du nu vunnit tid; se till att använda den till något vettigt - vara ledig och umgås med familjen och vänner till exempel. Fyll inte bara på med mer arbete.

Text: Kristina Hellerstedt Sundin

Bildtext: Visst finns det minuter, timmar och dagar att spara med hjälp av effektivare arbetsrutiner.