– Johan Almesjö har ett angeläget arbete framför sig i att upprätta ett bättre förtroende för den offentliga upphandlingen i länet, sa Lars Beckman. Det är viktigt att företagen uppfattar att upphandlingarna sköts professionellt och att man känner att det är lätt att samarbeta.
Kommunalförbundet Inköp Gävleborg bildades 1 september, 2007, genom en sammanslagning av Gästrike Inköp och Inköp Hälsingland. Inköp Gävleborg genomför upphandlingar samt ger stöd och rådgivning åt Gävleborgskommunernas förvaltningar och bolag. Älvkarleby kommun ingår också men inte Sandvikens kommun.
Johan Almesjö kommer från Söderhamn och är väl medveten om att gränsen mellan Gästrikland och Hälsingland inte bara är en fysisk gräns, det finns också kulturella skillnader. Som VD på Inköp Gävleborg ansvarar Johan för att sammanslagningen skall fungera smärtfritt och då gäller det att även se till att man agerar på ett enhetligt sätt i upphandlingarna. Lagen om Offentlig Upphandling eller LOU, som den förkortas, är ett regelverk som styr verksamheten. Johan ser det i första hand som ett medel att göra bra affärer, både för kommunerna och för leverantörerna. Regelverket kan av många uppfattas som krångligt, besvärligt och motsägelsefullt. Men det är förenklingar på gång. Enligt Johan jobbar Skatteverket hårt för att det skall bli enklare för företagen och det har framför allt blivit lättare att få hjälp med råd och information.
Enligt Johan sker ca 50 procent av de kommunala inköpen utanför de avtal som Gästrike Inköp verkställt. Att öka ”köptroheten” är därför en viktig del i arbetet för att se till att de kontrakterade leverantörerna får de volymer man räknat med. En förbättrad köptrohet bör också innebära att leverantörerna inspireras att göra ett ännu bättre arbete och på sikt även ett bättre pris.
Inköp Gävleborg har en politiskt tillsatt styrelse som har det övergripande ansvaret men som inte lägger sig i detaljfrågorna. Johan arbetar tillsammans med styrelsen för att utveckla en vision med målet fram till 2012. Visionen kommer att fokusera på nyckelord som kundorientering och enkelhet. Självklart kommer man också att arbeta för att Inköp Gävleborg skall uppfattas positivt av företagarna, baserat på en ömsesidig respekt och affärsmässiga relationer.
De offentliga upphandlingarna handlar om det mesta, från mer okomplicerade produkter och tjänster till avancerade datasystem. Just nu jobbar Inköp Gävleborg med en upphandling av ett PA-system (personaladministration) som förmodligen kommer att locka leverantörer från hela Europa.
Johan önskar också att man kan förbättra webbfunktionerna. Företag kan redan mot en smärre avgift abonnera på information om upphandlingar inom sin egen bransch, så att man inte behöver missa någon. Elektronisk handel är på frammarsch, men det finns mycket mer att göra inom det området. Elektronisk handel ökar säkerheten för att man följer avtalen och verkligen gör uppköpen hos leverantörer med ramavtal. Vi handlar privat väldigt mycket via Internet, så det borde inte vara så svårt att få det att fungera även när det gäller offentliga inköp! En av företagarna välkomnade mer elektronisk handel och påpekade att till och med Gävle kommuns IT-service fortfarande skickar fax ibland!
Det finns utrymme för att ställa fler krav än bara lägsta pris. Miljöhänsyn är ett sådant kriterium. I upphandlingen kan man till exempel begära att anbudsgivaren gör en miljökonsekvensbeskrivning. LOU ger inte utrymme för att bara kräva ”närproducerat”, men en miljökonsekvensbeskrivning som visar att det närproducerade har lägst miljöpåverkan kan avgöra upphandlingen.

Vi bad om en kommentar från Lars Brynk, Kontorsvaruhuset, som var intresserad åhörare. De jobbar med många offentliga upphandlingar, både statliga och kommunala. Kontorsvaruhuset har även begärt överprövning av några beslut och fått rätt i en del och avslag i andra. Lars tyckte det var ett bra föredrag och han tyckte att Johan Almesjö visade stor vilja att åstadkomma något. Lars uppskattar att Johan Almesjö öppnar för mer dialog med företagarna och han föreslår att man inrättar referensgrupper inom olika branscher som får vara med och ha synpunkter inför upphandlingarna. På det sättet skulle kunderna kunna följa med bättre i utvecklingen. Som exempel nämnde Lars att skillnaden mellan returpapper och nypapper idag är hårfin, inte alls lika stor som förr. Ändå lever tron kvar på att returpapper är sämre, vilket avspeglas i förfrågningarna som kräver nypapper.
Lars tycker också att kommunerna borde överväga längre avtalsperioder med tanke på att vissa produkter kräver en omställning i rutiner eller arbetsmetoder och därför inte kan bytas utan vidare, till exempel städsystem.
Föreläsningar och information om LOU efterlyses. Även bättre information om vilka förvaltningar, bolag och enheter (skolor, förskolor mm) som ingår i upphandlingarna samt vilka som ansvarar på respektive enhet.
Förbättrad köptrohet mot de ingånga avtalen ser Lars fram mot. Där handlar det mycket om att förbättra informationen ut i de kommunala organisationerna. Varför sätta sig i bilen för att åka till stan och köpa förbrukningsmaterial när de som har avtalen levererar på plats?